Anwendungsfragen zu Betriebsveranstaltungen

Vor zwei Jahren wurde die Besteuerung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gesetzlich neu geregelt. Das Bundesfinanzministerium hatte dazu bereits viele Details geregelt. Es blieben aber noch verschiedene offene Fragen, die die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft im Sommer an das Ministerium gerichtet haben, und die das Ministerium zeitgleich mit der Saison der jährlichen Weihnachtsfeiern in den Betrieben beantwortet hat.

Freibetrag: Soweit Vorteile und Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung den Betrag von 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.

Teilnehmer: Bei Ermittlung der anteiligen Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer sind die Kosten auf die anwesenden Teilnehmer umzulegen und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer. Eine Nichtbeanstandungsregelung für eine andere Handhabung - sei es generell oder auch nur beschränkt auf die Cateringkosten - lehnt die Finanzverwaltung ausdrücklich ab.

Geschenke: Bemessungsgrundlage für steuerliche Behandlung sind alle Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung. Ein Geschenk wird dabei "anlässlich" einer Betriebsveranstaltung und nicht "nur bei dieser Gelegenheit" an den Arbeitnehmer übergeben, wenn ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk besteht. Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro nicht übersteigt, dürfen ohne nähere Prüfung als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden. Bei einem höheren Wert ist dagegen eine Prüfung im Einzelfall notwendig. Geschenke an Nichtarbeitnehmer, die pauschal versteuert werden, sind nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen.

Betriebsausgabenabzug: Aufwendungen, die auf die Teilnahme von Geschäftspartnern oder Arbeitnehmer verbundener Unternehmen und Leiharbeitnehmer sowie deren Begleitpersonen entfallen, werden so behandelt, wie sie außerhalb einer Betriebsveranstaltung zu behandeln wären. Insbesondere gilt für diesen Personenkreis die Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs für Geschenke und Bewirtungskosten, weil die Teilnahme dieser Personen geschäftlich - und nicht wie bei eigenen Arbeitnehmern rein betrieblich - veranlasst ist. Nehmen an der Veranstaltung daher nicht nur eigene Arbeitnehmer teil, müssen die Aufwendungen entsprechend unterteilt werden. Handelt es sich dagegen nicht um eine Betriebsveranstaltung, an der überwiegend eigene Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen teilnehmen, sondern eine geschäftliche Veranstaltung für überwiegend betriebsfremde Personen, ist der Betriebsausgabenabzug auch für die auf die eigenen Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen beschränkt. Aufwendungen, die auf die privat veranlasste Teilnahme von Personen entfallen (z. B. Begleitperson des Arbeitgebers, wenn die Teilnahme von Begleitpersonen den Arbeitnehmern nicht gestattet ist), sind vom Betriebsausgabenabzug sogar gänzlich ausgeschlossen.

Anreise: Zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung zählt auch die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten. Reisekosten liegen ausnahmsweise dann vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation der Anreise dem Arbeitnehmer obliegt. Eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist in diesen Fällen zulässig. Wird die Anreise und Übernachtung dagegen direkt vom Arbeitgeber über betriebsinterne Reisemanagementsysteme für den Arbeitnehmer organisiert und abgewickelt, zählen die Aufwendungen als Zuwendungen im Rahmen der Betriebsveranstaltung.

Jubilarfeiern: Im Gegensatz zu früher sind Jubilarfeiern nicht mehr gesondert zu werten. Eine Berücksichtigung des Freibetrags auch bei Arbeitnehmern, die bereits an zwei steuerbegünstigten Betriebsveranstaltungen im selben Kalenderjahr teilgenommen haben, für die der Freibetrag bereits verbraucht wurde, ist daher nicht mehr möglich. Die gesetzliche Regelung sieht den Freibetrag ausdrücklich nur für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich vor. Betriebsveranstaltungen in diesem Sinne sind auch Jubilarfeiern, nicht dagegen die Ehrung eines einzelnen Jubilars.