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Jedes Unternehmen ist verpflichtet, alle Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen. Für Freiberufler und kleinere Unternehmen genügt die einfache Buchführung, in der die Einnahmen und Ausgaben chronologisch aufgelistet sind. Daraus wird am Jahresende die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt.
Alle anderen Unternehmen, was die Mehrzahl ist, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Doppelte Buchführung heißt, dass der Geschäftsvorfall auf wenigstens 2 Konten verbucht wird, wobei ein Konto immer der Haben-Seite und ein Konto der Soll-Seite zugerechnet wird. Der Gestaltungsspielraum für den Jahresabschluss ist größer, wenn sich das Unternehmen für die doppelte Buchführung entscheiden hat, sofern es eine Wahlmöglichkeit gab.
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt das Geldfluss-Prinzip. Unbezahlte Rechnungen werden im Geschäftsjahr nicht berücksichtigt. Es werden keine Rechnungsabgrenzungen und Wertberichtigungen durchgeführt. Es können keine Rückstellungen gebildet werden. Davon unberührt bleiben die Abschreibungsmöglichkeiten für Anlagegüter.
Unternehmen, die die doppelte Buchhaltung wählten, erstellen am Jahresende einen Jahresabschluss, der aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung besteht. Bei Bedarf wird der Jahresabschluss noch durch einen Anhang ergänzt. Im Rahmen einer Strategie zur Steueroptimierung können die Spielräume beim Jahresabschluss genutzt werden. Dabei muss Einigkeit darüber herrschen, ob ein möglichst hoher oder kleiner Gewinn ausgewiesen werden soll.